Commissaris in het kort

Hier vind je een checklist voor commissarissen en toezichthouders. Word je commissaris of ben je commissaris, pak de checklist erbij.

Benoeming tot commissaris

De benoeming tot commissaris is gebonden aan een aantal formaliteiten. Deze formaliteiten volgen niet alleen uit de wet, doch ook uit de statuten en eventueel van toepassing zijnde vennootschapsrechtelijke reglementen en (of) een eventueel toepasselijke governance code. Een commissariaat brengt diverse rechten, maar vooral ook verplichtingen met zich mee, waarvan het verzaken (‘de onbehoorlijke uitoefening van de toezichtstaak’) kan leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid.

Beloning commissaris en toezichthouder

Over de hoogte van de beloning van de commissaris en de toezichthouder kan Arjen Paardekooper adviseren. De beloning verschilt per sector (profit/non-profit), en naar de grootte van de onderneming.

Fiscale positie commissaris en toezichthouder, Wet DBA: vervallen VAR-verklaring

Vanaf 1 mei 2016 is met de invoering van de Wet DBA het systeem van de VAR-verklaring komen te vervallen. Hiermee is de fiscale fictieve dienstbetrekking van de commissaris en toezichthouder vervallen en kunnen zij de onderneming factureren als ware zij ondernemer. Dit betekent dat er een BTW belaste dienst wordt verricht.

Overeenkomst van opdracht tussen de commissaris en de vennootschap

Als commissaris sluit je een overeenkomst van opdracht met de vennootschap waar je commissaris wordt. Bij voorkeur leg je deze relatie schriftelijk vast.

Modelovereenkomst van opdracht commissaris

Hier tref je een modelovereenkomst aan. Van belang zijn onder meer onderwerpen als het recht op informatie, de taakomschrijving (zeker bij een one tier board), toegang tot de onderneming, verzekering, beloning in relatie tot de maximale tijdsbesteding en het recht om extern advies in te winnen voor rekening van de vennootschap.

Relatie commissaris met het bestuur en de mede-commissarissen

Als commissaris ben je een team player. Het is dan ook belangrijk dat je voorafgaand aan de toetreding tot een raad van commissarissen het bestuur en de mede-commissarissen goed te leren kennen. Een goede relatie met het bestuur en de mede-commissarissen en een juiste groepsdynamiek draagt bij aan een goede taakuitoefening.

Taakverdeling raad van commissarissen

Maak met je mede-commissarissen goede afspraken over de taakverdeling.
Zorg dat je je mede-commissarissen en hun relatie tot het bestuur of de vennootschap kent en wees alert op tegenstrijdige belangen (vanzelfsprekend ook die van de bestuurders).

Tegenstrijdig belang bestuurder of commissaris

Waak voor tegenstrijdig belang. Indien er zich een tegenstrijdig belang voordoet (van zowel een bestuurder als een commissaris), zorg dan dat de persoon in kwestie niet meer deelneemt aan de beraadslaging en de besluitvorming over het litigieuze onderwerp.

Schorsing of ontslag commissaris bij een gewone vennootschap

Een commissaris bij een gewone vennootschap wordt in de regel voor onbepaalde tijd benoemd door de aandeelhoudersvergadering. Het is ditzelfde orgaan dat die commissaris schorst en (of) ontslaat.

Schorsing of ontslag commissaris bij een grote vennootschap

Bij een grote vennootschap benoemt de aandeelhoudersvergadering op voordracht van de raad van commissarissen de commissaris. Schorsing van een
commissaris geschiedt door de raad zelve, ontslag uiteindelijk door de Ondernemingskamer, dan wel door de bijzondere vergadering van houders van aandelen van een bepaalde soort of aanduiding.

Decharge commissaris

Het is aan te raden om bij een voorgenomen schorsing of ontslag de eer aan jezelf te houden door tijdig terug te treden. Zorg dat er decharge wordt verleend. Beding dat het bestuur van de vennootschap binnen een week je ontslag inschrijft in het handelsregister.

Aansprakelijkheid van de commissaris

Aansprakelijkheid van de commissaris bij faillissement is eerder regel dan uitzondering geworden.
Een zorgvuldige taakuitoefening voorkomt aansprakelijkheid en brengt onder meer met zich mee dat je als commissaris een kritische nieuwsgierigheid naar het bestuur toe hebt en doorvraagt waar nodig.

Een zorgvuldig handelend commissaris belegt waar nodig vergaderingen met het bestuur en de raad van commissarissen, draagt zorg voor een goede verslaglegging en ziet erop toe dat, bijvoorbeeld de onderbouwing bij belangrijke beslissingen zoals acquisities, doorgrond worden en het verdere (integratie) proces gemonitord wordt.

Zorgvuldig handelend commissaris

Bij twijfel vraagt de zorgvuldig handelend commissaris door en neemt, waar nodig, maatregelen. Je weet wanneer je extern advies moet inwinnen, bijvoorbeeld om een ingewikkelde herfinancieringsstructuur te (doen) beoordelen.

Ingrijpen door commissaris

Je geeft als commissaris niet snel op en bent niet bang om in te grijpen, daar is het nooit te laat voor.

Opstappen als commissaris

Terugtreden als commissaris, dat is het ultimum remedium en zal zijn uitwerking hebben op extern belanghebbenden, zoals financiers, leveranciers, klanten en het personeel..

Aansprakelijkheid toezichthouders stichtingen en verenigingen

Naar huidig recht zijn toezichthouders van zowel de commerciële stichting en vereniging, als de niet-commerciële stichting en vereniging extern nauwelijks aansprakelijk te houden, tenzij er sprake is van een faillissement van een commerciële stichting of vereniging. In dat geval lopen de toezichthouders eveneens een beperkt risico. Alleen in geval van een onbehoorlijke taakvervulling in combinatie met ‘ernstige verwijtbaarheid’ kan er sprake zijn van aansprakelijkheid voor het boedeltekort, indien de onbehoorlijke taakvervulling in belangrijke mate heeft bijgedragen aan het faillissement.

Wet bestuur en toezicht rechtspersonen

Met de invoering van de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen lopen ook de toezichthouders
van de niet-commerciële stichting en vereniging een additioneel aansprakelijkheidsrisico bij faillissement.

Niet-uitvoerende bestuurder in de one tier board

De one tier board zal met name worden ingezet bij ondernemingen waarbij het wenselijk is om de bestuurders en de toezichthouders nauw met elkaar te laten samenwerken. Deze vorm van bestuur is niet alleen interessant voor multinationals, maar ook voor bijvoorbeeld familiebedrijven waar sprake is van opvolging door de volgende generatie.

Toezicht door niet-uitvoerende bestuurder

Voor degelijk toezicht is het van belang dat de niet-uitvoerende bestuurders een meerderheid van de stemrechten in de board hebben.

Nadelen en aansprakelijkheid niet-uitvoerende bestuurders

Het nadeel van de one tier board voor toezichthouders zit hem in de omvang van de tijdsbesteding, de verhoogde aansprakelijkheidsrisico’s en het risico van de (onbewuste) verschuiving van de toezichthoudende, niet-uitvoerende rol naar de uitvoerende rol. Het is belangrijk om goede afspraken te maken over taakverdeling en tijdsbesteding.

Beperking aansprakelijkheid niet-uitvoerende bestuurders

Aansprakelijkheidsrisico’s kunnen beperkt worden door een goede taakverdeling op te nemen in de statuten en (of) in de reglementen en (of) de overeenkomst van opdracht, waarin bijvoorbeeld wordt bepaald dat de uitvoerende bestuurders als specifieke taak hebben (en derhalve ook de verantwoordelijkheid) het bepalen (en het nemen) van strategie(-) en beleid(beslissingen), het tijdig publiceren van (juiste) kwartaal-, halfjaar- en jaarcijfers, et cetera.